La función de la capacitación implica la ejecución de una serie de actividades organizadas en forma sistemática, con el propósito de dotar al factor humano de los conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeño de sus funciones laborales y profesionales, además de orientar las acciones al cumplimiento de los objetivos de la Institución
El diseño logístico de un evento de capacitación se interrelaciona y depende del Plan de Capacitación, el Diseño Pedagógico y el Diseño Administrativo.
La comunicación fluida con la instancia pedagógica, logística y administrativa es una garantía para el éxito del evento.
· TIPO DE EVENTO
Los eventos según su organizador pueden ser de tres tipos, programados exclusivamente por el componente de capacitación, programados en alianza con otros programas y programados con otras instancias. En cada uno de estos eventos las medidas logísticas varían.
· Programados exclusivamente por el componente de Capacitación:
Eventos que responden al plan de capacitación, con una temática específica y dónde toda la logística corre por cuenta del programa.
· Programados en alianza
En este tipo de eventos el programa hace una alianza con algún proyecto con el fin de realizar una capacitación que responda a objetivos comunes. En estos casos se necesita una discusión previa para acordar la logística y adecuarla a la especificidad del evento.
· Programados por otras instancias:
Estos eventos son programados por otras instituciones, entidades educativas, gubernamentales o sin ánimo de lucro, las cuales invitan a otras como participante; la temática de estos eventos debe coincidir con los objetivos del plan de capacitación.
La logística de estos eventos es más sencilla ya que la entidad organizadora se encarga de la mayoría de los aspectos. La responsabilidad del componente logístico de capacitación debe ser el de coordinar la asistencia de los participantes garantizando su asistencia y adecuada participación.
Una vez listo el programa de capacitación los encargados de la logística deben de estar al pendiente los de lo siguientes aspectos para la buena realización del evento:
· Para los conferencistas y capacitadores.
Hacer llegar las cartas de invitación a los conferencistas, con las aclaraciones logísticas necesarias, y acordando de antemano quién va a cubrir los gastos, lugares de reunión , indagando también por los materiales de apoyo logístico que se necesitan para la conferencia.
Estas invitaciones deben tener un seguimiento para la confirmación de estos invitados. Así como tener otras opciones por si alguno de los conferencistas declina la invitación.
· Para los participantes.
Lugar en donde se realizara el evento, hora y formas de acceso.
Requerimientos especiales de vestimenta.
Informar sobre los documentos que debe llevar de ser necesario.
Tipo de alimentos que se ofrecerán.
En caso de tener un costo informar de cuanto será.
· Otros aspectos importantes son:
Elaborar términos que permitan contratar el sitio adecuado para tal fin.
Visitar el lugar de ser posible y tener en cuenta las restricciones presupuestales.
Buscar que sean próximos al sitio de trabajo y de fácil ubicación.
Calidad y cantidad de servicios sanitarios así como de alimentación.
Comentar y negociar cuales son los costos de un cambio de itinerario y de personas adicionales.
Los términos para solicitar requerimientos de papelería y suministros deben elaborarse considerando las características del evento y con base en el presupuesto respectivo.
· Al finalizar el evento:
Realización de la lista de asistentes, ya que esto será importante para que el programa de capacitación pueda mostrar sus logros y cubrimiento.
Tabulación y análisis de las evaluaciones logísticas, e incorporación de mejoras para los próximos eventos.
Realización del informe del evento y reporte de gastos.
Manual de logística para eventos de capacitación. consultado el 14 de mayo del 2011.
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