Fases del proceso administrativo de la capacitación

Al iniciar un proceso de capacitación se debe de: 

 

1. PLANEAR con anticipación lo que se va hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién se encargará de hacerlo. Las actividades que se realizan en esta primera fase son:

• El diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC), la parte medular del proceso de capacitación, que permite conocer las necesidades existentes en una empresa a fin de establecer los objetivos de la capacitación.

• Se establecen los objetivos de la capacitación son los fines a los que se dirige toda actividad, conformando la base de la planeación y dando sentido y orientación a todo el proceso de capacitación.

• Se elaboran los planes y programas de capacitación, los cuales integran los objetivos de capacitación, los cursos de capacitación, los contenidos de los cursos, los medios adecuados para la conducción y evaluación del proceso de instrucción.

La segunda fase del proceso de capacitación es la:

 

   2. ORGANIZACIÓN en la cual se establece la estructura formal, las responsabilidades y las funciones que deben desempeñar los trabajadores del área de capacitación.

En esta fase se establece lo siguiente:

• la Estructura
• los Procedimientos
• la Integración de personas 
•  la Integración de recursos materiales.

 
   3.EJECUCIÓN se coordinarán los intereses, esfuerzos y tiempos del personal involucrado y se lleva a cabo la realización de los eventos. La ejecución está integrada por cuatro elementos: 

• Contratación de servicios
• Desarrollo de programas
• Coordinación de eventos
• Control administrativo y presupuestal.

  

4.EVALUACIÓN es la última fase del proceso administrativo de capacitación, en la cual se realiza:

• la Macroevalaución
•  la Microevaluación
• el Seguimiento
• las correcciones y ajustes al sistema de capacitación.

Sin autor, http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa28/proceso_administrativo_capacitacion/p17.htm. 29  de Marzo de 2011

Requerimientos organizacionales de la capacitación

Existen dos técnicas para determinar los requerimientos de capacitación son:

Análisis de tareas: Estudio detallado de un puesto para identificar las habilidades requeridas, de tal manera que se puede instituir un programa de capacitación adecuado, es decir un análisis de los requerimientos del puesto, este análisis es apropiado para determinar necesidades de capacitación de empleados que son nuevos en sus puestos.

Desarrollo de desempeño: Estudio cuidadoso del desempeño para identificar una deficiencia y posteriormente corregirla con el nuevo equipo, nuevo empleado, un programa de capacitación o cualquier otro ajuste, para ver si esta puede reducir problemas en el desempeño y exceso de desperdicio o baja producción.

 Algunos otros requerimientos que deben cubrirse dentro de las organizaciones para la capacitación son:

• Acuerdo por el que se fijan los criterios generales y se establecen los formatos, para la realización de trámites administrativos en materia de Capacitación y Adiestramiento de los trabajadores.

• Constancia de capacitación y adiestramiento para todo el personal para la prevención y protección de incendios y combate de conatos de incendios, incluyendo a los integrantes de las brigadas contra incendios, para las empresas clasificadas en alto grado de riesgo de incendio. Constancias de capacitación y adiestramiento para el personal que integra las brigadas de evacuación y de primeros auxilios incluyendo al coordinador de dichas brigadas.

• Acta constitutiva de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento.

• Bases generales de funcionamiento de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento.

• Presentación del plan y programas de capacitación y adiestramiento.

• Lista de constancias de habilidades laborales.

• Planes y Programas aprobados por la STPS para capacitar a los trabajadores sobre los riesgos de trabajo inherentes a sus labores y las medidas preventivas para evitarlos.

• Constancias de habilidades laborales sobre los riesgos de trabajo inherentes a sus labores y las medidas preventivas para evitarlos.

• Constancias de habilidades laborales del encargado de manejar y operar la maquinaria y equipo.

• Constancias de habilidades laborales del personal que maneje, transporte o almacene materiales peligrosos y sustancias químicas peligrosas.

• Constancias de habilidades laborales del personal para el uso, cuidado, mantenimiento y almacenamiento de las herramientas de trabajo.

• Constancias de habilidades laborales del personal sobre el uso, conservación, mantenimiento, almacenamiento y reposición del equipo de protección personal.

• Constancias de habilidades laborales del personal para la ejecución del programa o la relación de medidas de seguridad e higiene.

• Constancias de habilidades laborales del personal autorizado que realice el servicio de operación y mantenimiento de las instalaciones eléctricas.

• Constancias de habilidades laborales del personal que efectúe labores de limpieza.

Fuentes:

Ø  Sin autor, Apuntes de capacitación, recuperado el día domingo 27 del mes de marzo de 2011 de:  http://www.wikilearning.com/apuntes/capacitacion_y_desarrollo_del_personal-el_proceso_basico_de_la_capacitacion/19921-6

Ø  Capacitación y desarrollo organizacional. Eric Gaynor Butterfield. Consultado el día: 27 de Marzo de 2011. de: http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/desacapaci.htm

La función de capacitación en las organizaciones

En las organizaciones de trabajo, sus integrantes deben poner en práctica conocimientos, habilidades y experiencia para realizar bien las tareas que se les asignan. Las principales fuentes de estas capacidades necesarias son la trayectoria de educación formal, la experiencia anterior, y de modo prominente el aprendizaje derivado del propio ejercicio del puesto de trabajo. 

Además de estas dos fuentes, en una gran cantidad de situaciones resulta económico y eficaz crear situaciones de capacitación formal para desarrollar o robustecer estas capacidades. Según entiendo, esta es la razón de ser de la capacitación como actividad orgánica en las organizaciones. 

Podríamos hacer fácilmente una larga lista de temas de capacitación que caen en este encuadre: todo tipo de aprendizaje de oficios, utilitarios de computación, idiomas extranjeros, técnicas de atención al público, redacción de informes, y una seguidilla de etcéteras.
En las organizaciones de trabajo:

- La capacitación sirve para hacer mejor lo que ya se está haciendo (genera reconocimiento positivo para quienes aplican lo aprendido en el sistema organizacional presente.)

- La educación sirve para enriquecer opciones, y debería estar dirigida a quienes pueden ejercer estas opciones para modificar el sistema organizacional, sea en el presente o en el futuro previsible.

- La falta de distinción entre capacitación y DO / educación lleva a situaciones inviables.

- El ejercicio del DO y de la educación requiere el manejo de un conglomerado de variables más complejo que el de la capacitación. Por lo tanto es una opción para capacitadores que maduran en su capacidad potencial por encima de los requerimientos de la capacitación propiamente dicha.

Harald Solaas. http://www.forodeseguridad.com/artic/rrhh/7030.htm consultado el 25/03/11

---

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL.

La mayoría de nosotros nacemos y morimos en una o varias organizaciones. Nos educan y trabajamos en ellas. Durante nuestra vida somos formados, controlados, recompensados e inclusive castigados en ellas.
Podemos definir que la organización es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas. Pero para que exista una organización no basta con el conjunto de personas; ni siquiera es suficiente que todas ellas posean un propósito en común. Lo realmente decisivo es que dichas personas se organicen o coordinen sus actividades, ordenando la acción conjunta hacia el logro de unos resultados que, aunque sea por razones diversas, estimen todas ellas que les interesa conseguir.
En las organizaciones desarrollan su trabajo los que llamamos gerentes, que son los individuos que supervisan las actividades y logran determinadas metas por medio de las demás personas, a las que se les llama subordinados.
Metas del Comportamiento Organizacional
• Describir: Es el modo en que se conducen las personas
• Comprender: Por que las personas se comportan como lo hacen.
• Predecir: La conducta futura de los empleados
• Controlar: Al menos parcialmente las actividades humanas.
Funciones de los Gerentes: Se encuentran condensadas en cuatro:
• Planeación: El gerente se encarga de definir las metas organizacionales. Del mismo modo determina la estrategia general para alcanzarlas y de desarrollar una jerarquía comprensible de los planes, con la finalidad de integrar y coordinar actividades.
• Organización: El gerente se encarga de determinar cuáles son las labores que deben realizarse, quién las llevará a cabo, cómo se agruparán las tareas, quién reportará a quién y por último quién tomará las decisiones.
• Dirección: Los gerentes son los encargados de motivar a sus subordinados, así como de dirigirlos, de seleccionar los mejores canales de comunicación, mediante los cuales resuelven los conflictos que se presenten en la organización.
• Control: Después que se establecen las metas, se formulen los planes, se delineen los arreglos estructurales, se contrate, entrene y motive al personal, aún existe la posibilidad de que se haya cometido un error. Es en este punto donde se pone de manifiesto está función, para monitorear las actividades y asegurar así que se está consiguiendo lo planeado y corregir a tiempo cualquier desviación significativa.
La gran parte de las personas poseen creencias que con frecuencia no consiguen explicar el comportamiento que presenta la gente. Esas creencias, que comúnmente tienen las organizaciones, se presentan en las siguientes afirmaciones:
• Los trabajadores felices son los trabajadores más productivos en la organización.
• Si el jefe es amistoso, genera confianza y es accesible a la discusión de ideas a favor de la empresa, los subordinados a su vez son más productivos.
• Los mejores líderes son los que muestran un comportamiento consistente (unidad de vida).
• Las entrevistas constituyen herramientas eficaces y eficientes de selección, para obtener empleados con mejor rendimiento.
• Todos los individuos que forman parte de la organización, se caracterizan por desear un trabajo que le planteos nuevos retos a lo largo del tiempo.
• Se debe atemorizar a los subordinados para que desarrolle eficaz y eficientemente su trabajo.
• Los individuos trabajan más duro cuando se les pide hagan su mejor esfuerzo.
• Todos los individuos en la organización se encuentran motivados por el dinero.
• La mayor parte de la gente se interesa más por lo que ellos recibirán de sueldo que por el de los demás.
• Casi todos los grupos de trabajo eficaces no poseen conflictos.
Casi todos estos enunciados están basados en la intuición más que en realidades, y a su vez esa percepción puede distar mucho de lo que podría estar ocurriendo en nuestra organización. Es por esto que es necesario más que reemplazar la intuición, hay que complementarla con un estudio sistemático.
Debido a que la gente es diferente, podemos concluir que se necesita observar el CO en un marco de contingencia, haciendo uso de variables situacionales para moderar las relaciones causa – efecto.
La Diversidad

Incluye todas las formas obvias y las más sutiles en que difieren las personas. Inclusive hasta el aspecto más sencillo de la diversidad, como las capacidades y cualidades físicas, incluye varias características capaces de afectar el comportamiento individual o del equipo. Uno de los retos del en el CO es el de determinar si esos efectos cierran oportunidades y, por lo tanto se constituyen en antieconómicos y contra productivos, o en todo caso simplemente reflejan tolerancia de las diferencias o conducen a adoptar la diversidad como un recurso organizacional de valor añadido.
Otro reto es ayudar a desarrollar las capacidades individuales, de equipo y organizacionales para valorar y adoptar la diversidad como una fuente de creatividad y fortaleza.
Todos los gerentes requieren desarrollar sus habilidades interpersonales, es decir las que se encuentran relacionadas con el trato con las demás personas, si lo que buscan es ser eficaces en lo que realizan.
El comportamiento organizacional constituye un campo de estudio que se encarga de estudiar el impacto que los individuos, los grupos y la estructura poseen en el comportamiento dentro de la organización, además aplica todo su conocimiento a hacer que las organizaciones trabajen de manera eficiente.
De manera específica el CO centra su estudio en la búsqueda de una mejora para la productividad que la organización presenta, así como para reducir las tasas de ausentismo y de rotación además busca los medios que se requieran para incrementar la satisfacción del empleado en su trabajo.
La mayoría de las personas poseen una serie de generalidades acerca del comportamiento de las personas, pues los gerentes no son la excepción, ellos consideran por ejemplo que sus trabajadores contentos son los productivos y que esta productividad se debe en gran medida a que su jefe sea amistoso y les brinde confianza; además creen que los líderes más efectivos son aquellos que presentan una posición constante aunque la situación varíe; entre muchas otras generalidades, de las cuales algunas podrían brindar conocimientos válidos al comportamiento que presentan las personas, pero la mayoría se encuentran equivocados. Existen determinadas consistencias que fundamentan el comportamiento de todos los individuos y que pueden identificarse para luego modificarse y de esta manera reflejar las diferencias de cada persona.
Otro tema que es importante se refiere al empleo de un estudio sistemático por parte del CO para de esta manera buscar una mejor predicción del comportamiento que se harían solo con el empleo de la intuición.
Como es lógico la gente que labora en las organizaciones es diferente, por lo que se requiere observar el CO desde el punto de vista de un marco de contingencia, haciendo empleo de variables situacionales para moderar las situaciones causa - efecto.
El CO ofrece de igual manera para los gerentes retos y oportunidades.
Reconoce que las diferencias que se presentan y proporcionan a los gerentes una ayuda para que comprendan que esta diversidad de la fuerza laboral y las prácticas, si es administrada de manera adecuada incrementa la creatividad y la innovación en las organizaciones, además de mejorar la toma de decisiones pues incrementan la posibilidad de brindar diversos puntos de vista a un tema específico.
El CO puede de igual forma ayuda a mejorar la calidad y la productividad normal que presenta el empleado y además muestra la manera en que los gerentes deben facultar a sus subordinados y de igual forma deben saber cómo
Diseñar y poner en práctica programas de cambio, brinda conocimientos específicos para mejorar las habilidades interpersonales de los gerentes.
En la actualidad vivimos en un tiempo de cambio constante, ante esto el CO ayuda a los gerentes a contender en un mundo donde todo es temporal. Por si fuera poco el CO brinda a los gerentes una guía de trabajo, donde se mantenga la ética como marco de referencia.

http://www.eumed.net/libros/2007a/231/11.htm

Stephen P. Robbins. Fundamentos de comportamiento organizacional.  Prentice Hall. México. 1998.